Облік податку на додану вартість (ПДВ) є невід’ємною частиною фінансового управління будь-якої компанії. В Україні система обліку ПДВ регламентована Законом про ПДВ, де визначено, що нарахування податку здійснюється за принципом першої події – це може бути як фактичне відвантаження товарів чи послуг, так і отримання оплати від контрагента.
З огляду на впровадження електронного адміністрування, всі податкові накладні мають бути зареєстровані в електронному реєстрі, що накладає додаткову відповідальність за коректне заповнення документів. Помилки у заповненні можуть призвести до блокування накладних податковими органами, що ускладнює роботу компанії.
ERP-система BJet розроблена з урахуванням усіх сучасних вимог бухгалтерського та податкового законодавства. Вона допомагає малим компаніям ефективно організувати облік ПДВ, оптимізувати бізнес-процеси та мінімізувати ризики помилок.
Нижче ми розглянемо основні етапи роботи з ПДВ у системі BJET – починаючи з базових налаштувань та закінчуючи аналізом рахунків і звітністю.
ДЛЯ КОГО ПРИЗНАЧЕНЕ РІШЕННЯ BJET?
ERP-система BJET орієнтована насамперед на малі компанії, що працюють у сегменті B2B. Наше рішення доповнює наявні програми для обліку послуг та виробництва, що дозволяє підприємствам отримати комплексне рішення для управління всіма бізнес-процесами.
Система створена з урахуванням специфіки роботи малих підприємств, тому вона має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс і просту структуру. Це дозволяє швидко опанувати інструмент без залучення додаткових ресурсів на навчання персоналу.
Водночас система має певні обмеження – реалізовано облік ПДВ за єдиною ставкою 20%, а підтримка інших ставок планується у майбутніх оновленнях. Також рішення не орієнтоване на компанії, які застосовують пропорційний ПДВ або формують зведені податкові накладні.
БАЗОВІ НАЛАШТУВАННЯ – ПЕРШИЙ КРОК ДО АВТОМАТИЗАЦІЇ ОБЛІКУ
Перед початком роботи з обліком ПДВ користувачі мають налаштувати картку компанії. Цей етап є критично важливим, оскільки саме від нього залежить коректність подальшої роботи системи.
Після внесення налаштувань стають доступними нові довідники з ПДВ, їх можна редагувати відповідно до потреб.
СТВОРЕННЯ ТА ЕКСПОРТ ПОДАТКОВИХ НАКЛАДНИХ
Однією з ключових функцій ERP-системи BJET є автоматичне формування податкових накладних. У системі передбачено декілька сценаріїв створення накладних – це дає змогу адаптувати процес під конкретні потреби підприємства:
- На основі документу реалізації.
- На основі авансу від покупця.
- За допомогою звіту-розрахунку першої події.
ВИЗНАЧЕННЯ ПЕРШОЇ ПОДІЇ У ЗВІТІ-РОЗРАХУНКУ
Одним із найскладніших завдань при обліку ПДВ є визначення першої події для кожного контрагента та замовлення (SO).
У системі BJET реалізовано механізм звіту-розрахунку першої події, він дозволяє відокремити перший операційний момент незалежно від послідовності оформлення документів.
Для визначення першої події використано класичну бухгалтерську формулу:
Оборот по Дт 361 (реалізація) +Кт сальдо 361 (аванси покупцю на кінець періоду) – Початкове сальдо 361 (аванси на початок періоду).
Після вибору відповідних дат, бухгалтерського рахунку, журналу та ставки ПДВ користувач натискає кнопку «Розрахувати», і система автоматично визначає першу подію та відображає детальний перелік документів, що брали участь у формуванні звіту.
Крім того, можливість перегляду деталей кожного документа через інтерактивний інтерфейс допомагає швидко виявити можливі неточності.
Деталі виглядають так:
Безпосередньо зі звіту можна створити податкову накладну:
Після проведення податкова накладна відобазиться у звіті в колонці ”Виписана ПН”, і ви зможете її переглянути.
Давайте детальніше розглянемо журнал податкових накладних:
Після формування накладної її статус оновлюється у журналі документації. У системі передбачені різні статуси: «Чернетка», «Проведено», «Зареєстровано», а також статус реєстрації у єдиному реєстрі податкових накладних.
Безпосередньо з податкової накладної можна створити додаток 2 до податкової накладної.
Проведену податкову накладну можна експортувати у форматі xml та завантажити до єдиного реєстру податкових накладних.
Також можна масово експортувати ПН з журналу:
БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ – АВТОМАТИЗАЦІЯ І КОНТРОЛЬ
Система формує проводки автоматично для кожного типу операції, що дозволяє мінімізувати людський фактор і знизити ризик помилок. До основних проводок належать:
Документ реалізація
Дт 361 Кт 701 – на суму без ПДВ
Дт 361 Кт 6431 – на суму ПДВ
Аванс від покупця
Дт 31 Кт 361 – на суму з ПДВ
Перша подія
Дт 6431 Кт 6432 – на суму ПДВ
Податкова накладна
Дт 6432 Кт 6412 – на суму ПДВ
АНАЛІЗ ПДВ РАХУНКІВ
Система BJET пропонує розширені можливості аналізу ПДВ за допомогою спеціалізованих звітів. Звіт «Аналіз ПДВ зобов’язань» дозволяє здійснити детальний розбір операцій, що стосуються нарахування та сплати податку. Цей інструмент допомагає бухгалтерам оперативно перевіряти правильність розрахунків, контролювати обороти по відповідних рахунках та вчасно виявляти неточності.
За допомогою аналізу даних, користувач може відслідковувати:
- Зміни в проводках, пов’язаних із відвантаженням та авансовими платежами.
- Вчасність реєстрації податкових накладних.
Впровадження сучасної ERP-системи, такої як BJet, значно спрощує процес обліку ПДВ та забезпечує відповідність законодавчим вимогам. Автоматизація налаштувань, розрахунків, створення та експорту податкових накладних дозволяє знизити ризики помилок і економити час бухгалтерії.
Авторка статті: Світлана Кучеренко, Product Manager, BJet