Все частіше власники маленьких підприємств та ФОП задля спроможності бачити та аналізувати свої прибутки, витрати та можливості зростання шукають інструменти автоматизації процесів свого бізнесу.
Популярними серед них стають не тільки CRM-системи, які впорядковують процеси взаємодії з клієнтами, а й повноцінні ERP-системи (від англ. “системи планування ресурсів підприємства”). ERP має широкий функціонал і містить в собі у тому числі модуль CRM – тож цей інструмент оптимізує як внутрішні процеси підприємства, так і роботу з клієнтами.
Підсумуємо, такі системи поєднують в собі та автоматизують різні бізнес-процеси: управлінський та бухгалтерський облік, інвентаризація, управління персоналом, відносини з клієнтами та багато інших. Саме така взаємодія даних різних процесів у зв’язці надає різнорівневу аналітику для ухвалення стратегічних рішень керівником.
Отже, ключовим для ERP є робота з різними даними бізнесу, їх консолідація. Тож, обираючи систему, важливо перевірити її на відповідність сучасним стандартам безпеки: репутація розробника або провайдера, запобігання несанкціонованому доступу, витоку даних, кібератакам і порушенням нормативних вимог держави тощо.
Розглянемо детальніше стандарти безпеки з прикладами.
Перш ніж почнемо, одразу зазначимо: позбавтесь всього російського або незрозумілого походження (зазвичай замасковані російські розробки) – вони не мають нічого спільного з безпекою даних та надійністю. Програмне забезпечення українського або західного походження працює в інтересах саме вашого бізнесу та країни.
Репутація постачальника послуги
Репутація розробника або провайдера ERP-системи вказує на його надійність та впливає на рівень безпеки його продукту.
Оскільки створення якісного програмного продукту для бізнесу потребує досвіду та експертності у галузі, варто перевірити загальну інформацію щодо розробника/провайдера і як довго ця компанія працює на ринку.
Для цього корисними будуть дані про заснування підприємства у сервісах на кшталт Youcontrol, Opendatabot, а також публікації про продукт в інтернеті за певний період.
Варто вивчати сайт і сторінки розробника / провайдера в соцмережах, особливо в LinkedIn – звернути увагу, як і що він про себе розповідає, як веде комунікацію, яка на нього та його продукт реакція та відгуки клієнтів. — Тож, відповідно, гарна якісна сервісна підтримка (яка містить, зокрема, швидку відповідь на запити), регулярні оновлення та доступ до експертів з продукту є ще одним вагомим маркером при виборі ERP.
Надійність компанії і продукту може бути підтверджена відповідними сертифікатами, що, як правило, розміщуються на сайті. Такі підтвердження експертності можна побачити на сайтах партнерів, серед яких є і глобальні гравці індустрії. До прикладу, український провайдер Self-ERP є офіційним сертифікованим срібним партнером глобального розробника програмного забезпечення для бізнесу Odoo.
Автентифікація і авторизація
Надійні механізми автентифікації та авторизації – один із найважливіших аспектів. Автентифікація – це процес перевірки особи користувача або пристрою, який намагається отримати доступ до SaaS ERP-системи. Авторизація – це процес надання або заборони доступу до певних ресурсів або функцій на основі ролі користувача та його дозволів.
Наприклад, в BJet ERP реалізовані надійна політика паролів та управління доступами на основі ролей. Кожен користувач системи може бачити тільки ту інформацію, яка призначена для нього персонально або для його ролі. Розробники сервісу не мають доступів до паролів клієнтів. Якщо ж користувач забув пароль, то є можливість скинути старий пароль і створити новий.
Регулярний моніторинг і оновлення системи
Якісна SaaS ERP-система – це, зокрема, система, стан якої перебуває під регулярним моніторингом компанії-розробника, та має регулярні оновлення.
Для однакового розуміння суті зазначимо, що моніторинг – це процес збору та аналізу даних про продуктивність, доступність та безпеку SaaS ERP-системи. Оновлення – це процес застосування патчів та оновлень для виправлення помилок, вразливостей та покращення функцій.
В SaaS ERP BJet система автоматично контролює й логує свій стан та стан серверів, перебуває під регулярним контролем розробників, кілька разів на рік виходять її апдейти та апгрейди.
Дотримання законодавства про збереження даних
Не менш важливим є комплаєнс – процес дотримання законів і правил, які застосовуються до системи SaaS ERP та її клієнтів. Документація системи повинна забезпечувати дотримання національного законодавства про збереження конфіденційних даних для користувачів, що працюють на українському ринку, а також про дотримання відповідних актів ЄС, США та інших – для користувачів, що працюють на відповідних ринках.
Як правило, така документація розміщена на сайті компанії-розробника або провайдера і доступна для вивчення.
Отже, обираючи ERP-систему, вивчайте і аналізуйте інформацію про продукт та розробника. Консультуйтесь з представниками обраної компанії, сміливо запитуйте потрібну вам інформацію, дізнавайтесь про досвід, підходи до безпеки даних, якість обслуговування та інші аспекти, які важливі для безпеки даних та розвитку вашого бізнесу.
#бізнес #business #ERP #CRM #автоматизація #automation #облік #бухгалтерія #python, альтернативи #1С #1C
