Правильний вибір системи є ключовим фактором ефективної оптимізації бухгалтерського й управлінського обліку – інвестицією в успішну інтеграції в європейський ринок.

Чому використання нових систем обліку стає необхідністю? 

З кожним роком інформаційні системи еволюціонують, змінюючи підходи до обліку та управління бізнесом. Розпочавши свій розвиток із простих електронних таблиць, сучасні підприємства перейшли до облікових систем, а далі — до хмарних рішень та систем типу SaaS (Програмне забезпечення за підпискою). На ринку панують системи ERP (Управління ресурсами підприємства) та CRM (Управління відносинами з клієнтами). 

Основною проблемою електронних таблиць, які використовували на ранніх етапах, є їх обмежені можливості в обробці великих обсягів даних та низька ефективність для командної роботи. Облікові системи здатні краще вирішувати ці завдання, однак їх функціональність залишається обмеженою для використання лише у фінансових відділах. 

Сучасні ERP-системи дозволяють не лише управляти обліком, але й планувати ресурси, автоматизувати бізнес-процеси та формувати звітність у реальному часі. Таким чином, перехід на нові системи обліку не лише підвищує ефективність компанії, але й допомагає виконати нові вимоги законодавства та відповідати ринковим тенденціям.

Перехід на нові системи обліку: як вибрати? 

Заміна систем обліку, таких як 1С, є питанням часу, оскільки зростають ризики використання російського програмного забезпечення. 1С давно вийшла за рамки простої бухгалтерської системи та почала інтегрувати елементи ERP, але її відставання у технологіях та проблеми з безпекою залишаються суттєвою перешкодою для бізнесів, які прагнуть інтегруватися до європейського ринку. 

Основні причини, чому підприємства переходять з 1С на нові рішення: 

• Безпека. 1С, навіть в модифікованих версіях, залишається російським софтом, що може бути вразливим до атак, подібних до вірусу Petya. 
• Зменшення кількості програмістів. Фахівців із 1С стає менше, а їхні послуги дорожчають. 
• Технологічне відставання. 1С не відповідає сучасним вимогам європейського ринку та відстає у розвитку.

На що замінити 1С?

Заміна систем обліку може бути реалізована шляхом впровадження готових хмарних рішень або модульних ERP-систем. Кожен із цих варіантів має свої переваги та недоліки, і вибір залежить від потреб компанії. 

Готові хмарні рішення пропонують простоту налаштувань і швидкий запуск, що робить їх привабливими для малого бізнесу. Вони орієнтовані на виконання конкретних задач, таких як бухгалтерський облік, CRM чи управління торгівлею.
Основні переваги готових хмарних рішень: 

• Простота використання. Такі системи не потребують складних налаштувань — зареєструвався і працюєш. 
• Швидкий запуск. Запуск системи займає мінімум часу. 
• Невисока ціна. Ці рішення доступні за ціною та орієнтовані на мікро- і малий бізнес. 

Отже, готові хмарні рішення містять оптимальний функціонал і призначені, як правило, для малого бізнесу, якому важливо мати все потрібне для обліку та автоматизації за невеликі кошти. Натомість для більших бізнесів насамперед важлива гнучкість до модифікацій функціоналу (кастомізація). А це вже є перевагою модульних ERP-систем, про які поговоримо далі.

Приклади готових хмарних рішень в Україні: 

• Dilovod — онлайн-бухгалтерія з інтеграцією CRM для малого бізнесу. 
• Navkolo — екосистема для автоматизації бізнесу, яка пропонує бухгалтерський облік і CRM, але з обмеженою автоматизацією документів. 
• Вправно — рішення для управління компанією онлайн із можливістю кастомних доробок. 
• Bookkeeper — проста бухгалтерська система з інтеграцією з банками. 

Модульні ERP системи — це потужніші рішення, які дозволяють автоматизувати всі процеси підприємства: від бухгалтерського обліку до управління персоналом і виробництвом. Ці ERP-системи є більш гнучкими, оскільки їх можна адаптувати до ширших потреб компанії, додавати нові модулі або змінювати наявні.

Основні переваги модульних систем: 

• Широка функціональність. ERP-системи покривають всі основні процеси компанії. 
• Гнучкість. Системи легко адаптуються під потреби бізнесу. 
• Можливість модифікацій. Модульні рішення можна налаштовувати та доопрацьовувати. 

Однак модульні ERP-системи потребують більше часу на впровадження та значно дорожчі порівняно з готовими хмарними рішеннями. Такі ERP-системи підходять для середнього та великого бізнесу, який готовий інвестувати в довгострокову автоматизацію. 

Приклади модульних ERP: 

• IT-Enterprise — українське рішення для цифрової трансформації бізнесу. 
• SAP  — німецький продукт з можливістю автоматизації повного виробничого циклу. 
• Microsoft Dynamics — ERP від Microsoft з широкими можливостями інтеграції та автоматизації бізнес-процесів. 
• Odoo — модульна ERP-система від бельгійської компанії з відкритим кодом, популярна завдяки гнучкості і доступності. 

Рішення BJet для ведення бухгалтерського обліку 

BJet є SaaS-рішенням на базі Odoo, яке пропонує повний комплекс інструментів для ведення бухгалтерського обліку та управління бізнесом в Україні.

Основні переваги ERP BJet: 

• Локалізація відповідно до українського законодавства. BJet враховує всі особливості української системи оподаткування та законодавчі вимоги. 
• Безпека даних. Сервери розміщені на платформі Microsoft Azure, що забезпечує високий рівень захисту. 
• Галузевий функціонал. BJet пропонує спеціалізовані рішення для компаній сфери послуг та виробництв. 
• Підтримка мультикомпаній. Система дозволяє вести облік кількох підприємств одночасно. 

Нові системи обліку відкривають безліч можливостей для оптимізації бізнесу. Вибір між готовими хмарними рішеннями та впровадженням модульних ERP залежить від масштабів вашого бізнесу та специфіки його діяльності. Для малого бізнесу ідеальним рішенням можуть стати готові хмарні продукти, які легко впроваджувати і використовувати. Для середнього і великого бізнесу більше підходять модульні ERP-системи, що потребують впровадження, надають більшу гнучкість та можливості для модифікацій.

Авторка статті: Світлана Кучеренко, Product Manager, BJet