Табелі обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу – це документ, у якому фіксується кількість днів і годин відпрацьованих працівником, а також причини відсутностей, серед яких можуть бути відпустка, лікарняний, відрядження тощо. Пізніше, заповнений табель використовується для правильного нарахування заробітної плати.

Функціонал табелів обліку робочого часу у BJet

Код робочого часу

Довідник Код робочого часу наповнюється автоматично і містить позначення робочого часу та відсутностей згідно з чинним законодавством.

У довіднику відображено загальну інформацію про кожен запис, а саме повну назву робочого часу чи відсутності, їх буквений та цифровий код, а також тип відпустки, до якого прив'язана та чи інша відсутність.

Якщо певний код застосовується для позначення будь-якої причини відсутності, то у режимі редагування слід заповнити для цього коду поле Тип відпустки. Це дозволить прив'язати цей код до відповідного типу відсутності, які налаштовуються у модулі Відпустки і використовуються працівниками, щоб створювати запити на відпустки.

Табель обліку робочого часу

У розділі Заробітна плата > Налаштування > Табель обліку робочого часу будуються та зберігаються власне табелі для конкретних працівників, окремого відділу чи цілої компанії.

Табель обліку робочого часу – це документ, у якому фіксується кількість днів і годин відпрацьованих працівником, а також причини відсутностей, серед яких можуть бути й відпустка, лікарняний, відрядження тощо.

Пізніше, заповнений табель використовується для нарахування заробітної плати.

Як заповнити табель обліку робочого часу

Щоб створити табель обліку робочого часу, перейдіть у Заробітна плата > Налаштування > Табель обліку робочого часу, натисніть Створити та заповніть обов'язкові поля:

  • місяць
  • період охоплення (за замовчуванням обрано варіант Ручне введення, який дозволяє вручну встановити необхідну початкову та кінцеву дати у полі Період; якщо обрати інший варіант, період заповниться автоматично)
  • режим (коли обрано, вкажіть відділ чи працівника відповідно)
  • компанія

Назва табеля буде згенерована автоматично. Перевірте заповнені поля та натисніть Розрахувати рядки.

Система автоматично розрахує кількість відпрацьованих годин для обраного працівника, або ж усіх працівників обраного відділу чи компанії, залежно від обраного режиму.

У перших двох колонках вказано ім'я та прізвище працівника, його табельний номер (відповідає ідентифікаційному номеру платника податків).

Далі в окремих колонках вказано кількість відпрацьованих годин за відповідний день обраного місяця (періоду охоплення табеля), а також код відповідного робочого часу.

За допомогою горизонтального повзунка внизу таблиці можна прогорнути ЇЇ та переглянути інформацію за кожен робочий день, а також підсумкову кількість запланований та фактично відпрацьованих днів та годин.

Система автоматично будує табель обліку робочого часу на основі річних графіків роботи, які застосовуються до обраних працівників.

Зауважте! Для того, щоб система правильно побудувала табель обліку робочого часу, річний графік роботи для обраного працівника, відділу чи компанії має бути складений та затверджений для заздалегідь. Якщо хоча б для одного працівника з обраної групи річний графік роботи не затверджено, то ви отримаєте повідомлення, у якому буде вказано, що річний графік роботи відсутній.

Окрім планових робочих годин, у табель обліку робочого часу підтягуються підтверджені відсутності для кожного працівника. Також, фактичний підсумок робочих днів та годин буде перерахований відповідно.

Якщо у якийсь день працівник відпрацював більшу чи меншу кількість годин, ніж було заплановано, дані у табелі можна змінити, натиснувши рядок цього працівника у списку.

Також, у колонці поряд за потреби можна змінити код робочого часу.

Після редагування, фактичний підсумок робочих днів та годин буде перерахований відповідно.

Перевірте чи всі дані вказано правильно та натисніть Підтвердити.

Зауважте! Якщо на момент підтвердження табеля робочого часу у працівника є непідтверджений запит на відпустку, то ви отримаєте повідомлення, у якому буде вказано інформацію про такий запит. Ви можете проігнорувати повідомлення і натиснути Підтвердити. У такому випадку непідтверджена відпустка не з'явиться у табелі.

Щоб підтвердити відпустку перед затвердженням табеля:

  1. Натисніть рядок запису про відповідний запит у виринаючому повідомленні.
  2. У картці запиту на відпустку, що відкриється у виринаючому вікні, натисніть Затвердити.
  3. Натисніть Розрахувати рядки ще раз, щоб дані про підтверджену відпустку з'явилися у табелі.

Зауважте! Якщо ви вже внесли у табель певні коригування вручну (наприклад, додали понаднормові години) і після цього підтверджуєте чи створюєте відсутності, то натиснувши Розрахувати рядки повторно, система заповнить їх плановими годинами і ручні коригування потрібно буде вводити заново.

Також, запит на відпустку або лікарняний тощо можна створити безпосередньо у табелі обліку робочого часу. Для цього натисніть Створити відпустку та заповніть обов'язкові поля:

  • працівник
  • тип відпустки
  • код робочого часу (активуйте за допомогою прапорця)
  • коди робочого часу
  • причини непрацездатності (якщо відсутність пов'язана з хворобою, пологами тощо)
  • тривалість

Перевірте заповнені поля та натисніть Затвердити, щоб одразу відобразити відсутність на табелі або ж Зберегти, запит потребує додаткового підтвердження.

Натисніть Розрахувати рядки ще раз. Створена відсутність відобразиться у табелі обліку робочого часу працівника.

Коли табель обліку робочого часу готовий, усі відпустки враховані та підтверджені та необхідні коригування внесені, натисніть Підтвердити. Табель перейде із чернетки у статус Готово.

Далі готовий табель можна використовувати для розрахунку заробітної плати працівникам, а також роздрукувати.

Друк табеля обліку робочого часу

Щоб роздрукувати табель обліку робочого часу, оберіть табель за допомогою прапорця та натисніть Друк.

У спадному меню оберіть необхідну друковану форму:

  • Табель обліку робочого часуТабель обліку робочого часу

    Форма Табель обліку робочого часу містить власне табель, який ви створили раніше у системі. У верхній частині відображено загальну інформацію, а саме назву та ЄДРПОУ компанії, назву структурного відділу, для якого створено табель (якщо табель створено у режимі компанії чи працівника, то це поле залишиться пустим), назву самої форми та період охоплення.

    Нижче, із картки працівника підтягується його ім'я, стать та табельний номер, а із табеля обліку робочого часу усі відмітки про явки та неявки у відповідні дні місяця (періоду охоплення табеля) з урахуванням надурочних, нічних та вечірніх годин, якщо такі враховуються у річному графіку роботи, вихідних та святкових днів.

    Внизу сторінки додано місце для підписів відповідальних осіб, які затверджують табель.

  • Повна форма табеля обліку робочого часуПовна форма табеля обліку робочого часу

    Повна форма табеля обліку робочого часу складається з двох сторінок, де на першій відображені розшифрування умовних позначень кодів робочого часу, а на другій власне табель обліку робочого часу.

Обрана форма завантажиться автоматично у форматі PDF. Ви зможете відкрити файл та роздрукувати його, скориставшись іконкою принтера у верхньому правому куті екрана.

Дивіться також

Відео Odoo

Документація Odoo