Контекст проєкту та передумови змін
Команда Glamping.ua звернулася до BJet у момент активного зростання бізнесу, коли питання впорядкування виробництва й обліку стало критично важливим. Компанія проєктує та виготовляє модульні глемпінг-будинки під ключ. Кожне замовлення формується індивідуально, зокрема з різними матеріалами, кольорами та варіантами комплектації. У виробництві беруть участь підрядники, а специфікації мають кілька рівнів вкладеності, де одна позиція формує ланцюг залежних компонентів.
Зі збільшенням кількості замовлень навантаження на процеси зросло. Інструменти управління при цьому залишались незмінними. Облік і планування продовжували вестися в Excel, хоча обсяг операцій вже вимагав іншого рівня організації.
Щоденна робота з даними будувалась навколо таблиць. Коли виникало питання про залишки матеріалів, команда зверталась до файлів та звіряла інформацію вручну. Дані про передачу комплектуючих підрядникам зберігались у різних місцях і не давали цілісного уявлення. Планування строків виконання замовлень формувалось на основі оцінок, без прив’язки до фактичного стану виробництва.
В таких умовах зростало навантаження на команду й ускладнювався контроль процесів. Тому було прийнято рішення перейти на систему, яка об’єднує виробництво, закупівлі та складський облік в одному середовищі.
Які задачі потрібно було вирішити?
Запит команди Glamping.ua був сформульований доволі конкретно й випливав із щоденної операційної реальності виробництва. На старті проєкту мали три основні задачі:
- Прозорість залишків. Команді важливо було бачити фактичну наявність ресурсів на складі у будь-який момент без ручних перевірок та залежності від оновлення таблиць. Потрібне було стабільне джерело даних, яке відображає ситуацію на складі в актуальному стані.
- Синхронізація з підрядниками. Виробництво побудоване за моделлю make-to-order із залученням зовнішніх виконавців, тому важливо було бачити статус робіт не лише всередині компанії, а й у підрядників. Відсутність такої узгодженності ускладнювала планування.
- Контроль виробничих дисбалансів. Окремим питанням стали простої через нестачу сировини та надмірні залишки дрібних комплектуючих на складі. Обидві ситуації впливали на оборотність і стабільність виконання замовлень. Потрібен був контроль, який допомагає уникати таких дисбалансів у процесі виробництва.
Важливо було перейти від розрізнених даних до цілісної картини виконання замовлень, яка підтримує планування та контроль на кожному етапі.
Чому обрали Odoo Community?
Після аналізу процесів і вимог команда Glamping.ua розглядала різні підходи до автоматизації та шукала систему, яка могла б об’єднати виробництво, склад, продажі та закупівлі в єдиному середовищі без розривів між інструментами.
Odoo Community підійшла за кількома причинами:
- Це виробничий модуль із базовим функціоналом (з коробки), який підтримує багаторівневі специфікації, роботу під замовлення та взаємодію з підрядниками без потреби в додаткових рішеннях.
- Робота без обмеження користувачів — всі ролі виробничого процесу можуть працювати в одній системі без додаткових витрат на доступи.
- Гнучкість впровадження. Функціональність можна запускати поступово: починати з критичних процесів та розширювати систему без її повної перебудови.
- Відсутність щомісячних ліцензійних платежів. Модель використання дає змогу прогнозувати витрати та не залежати від кількості користувачів або активних модулів.
Вибір Odoo як платформи був зумовлений потребою побудувати інтегровану систему управління виробництвом та обліком в єдиному середовищі. Для клієнта важливо було отримати рішення, яке витримує складність індивідуальних виробничих проєктів і водночас залишається зручним у щоденній роботі. Odoo Community стала основою для такої архітектури та дала простір для подальшого розвитку системи без жорстких обмежень.
Як проходило впровадження Odoo: підхід та етапи проєкту
BJet працює за принципом, який відрізняє команду від класичних інтеграторів: ми не робимо за клієнта — ми допомагаємо зробити самостійно. Тобто наш підхід базується на принципі спільної роботи з замовником. Ми формуємо основу системи і допомагаємо пройти впровадження разом із бізнесом, щоб команда клієнта могла самостійно працювати в системі далі.
Проєкт з Glamping.ua був побудований у кілька послідовних етапів.
Швидкий старт на готовій конфігурації
Замість побудови системи з нуля ми використали готову збірку для виробничих компаній — попередньо сконфігурований шаблон Odoo Community. Базові модулі, структура процесів та ключові налаштування були підготовлені заздалегідь, що дало змогу скоротити час стартового налаштування та зосередитись на специфіці бізнесу.
Проєктування архітектури системи
На цьому етапі була сформована структура мультикомпаній, складів та потоків руху матеріалів. Важливо було зберегти баланс між деталізацією та простотою, щоб система не перетворилась на надмірно складну модель із зайвими рівнями обліку. Архітектура будувалась з урахуванням реальних ролей користувачів й щоденних операцій.
Розподіл ролей у впровадженні
З боку Glamping.ua було визначено відповідальну особу, яка координувала наповнення системи, зокрема номенклатуру, специфікації та етапи виробництва. Така участь клієнта стала важливим фактором швидкості впровадження, оскільки рішення по даних приймались оперативно.
Супровід на стартовому етапі
Протягом перших тижнів впровадження проводились щотижневі робочі зустрічі. Співробітники замовника отримували рекомендації, коригування налаштувань та підтримку в процесі першого запуску, що допомогло швидко стабілізувати роботу системи в реальних умовах.
Впровадження будувалось як спільний процес, де технічна експертиза поєднувалась із залученістю команди клієнта. Це дало змогу швидко перейти від стартових налаштувань до робочої системи, яка відображає виробничі процеси в форматі “тут і зараз” та підтримує щоденну операційну діяльність Glamping.ua.
Як за 3 місяці система стала частиною щоденної роботи? Результати впровадження
Протягом трьох місяців роботи та близько 40 годин консультацій Glamping.ua спільно з BJet вивела операційні процеси на новий рівень керованості та прозорості.
Ключові висновки:
- Після запуску онлайн звітів запасів компанія отримала повну видимість залишків, переміщень, списань і надходжень як по власних складах, так і по складах субпідрядників. Інформація стала доступною в одному середовищі без ручних звірок.
- Автоматизація взаємодії з підрядниками змінила підхід до планування виробництва. З’явилась можливість прогнозувати строки виконання замовлень і узгоджувати етапи робіт із загальним планом виробництва.
- У процесі оптимізації закупівель вдалося синхронізувати рішення з фактичними потребами виробництва, що підвищило точність планування та зменшило обсяг надлишкових закупівель.
- Формування собівартості в системі забезпечило прозорість планових і фактичних витрат. Команда отримала змогу опиратись на структуровані дані при ухваленні управлінських рішень.
За три місяці система перейшла з етапу впровадження у повноцінний робочий інструмент управління виробництвом. Glamping.ua продовжує розвиток рішення, поступово розширює функціональність та масштабує використання Odoo у щоденних процесах.
“Ми в Glamping.ua обрали Odoo як єдину систему для управління виробництвом, складом, продажами та фінансами. Для нас було важливо перейти від розрізнених інструментів до повного контролю процесів — від замовлення до відвантаження, з прозорою собівартістю та актуальними даними в реальному часі. Odoo допоміг прибрати хаотичні таблиці та вибудувати системний підхід до управління бізнесом.
Партнером у впровадженні стала команда BJet. Ми обрали їх за глибоке розуміння виробничих процесів і практичний досвід роботи з такими компаніями, як наша. Вони не обмежились налаштуванням системи, а допомогли структурувати процеси, адаптувати їх під нашу специфіку та знайти робочі рішення. Це більше, ніж інтеграція — це співпраця на рівні операційного розвитку.
У результаті ми отримали не лише автоматизацію, а основу для масштабування: більше контролю, менше ручної роботи і зрозумілу фінансову картину для управлінських рішень”, — Олександр, CEO та співвласник Glamping.ua
Що визначає успіх проєкту?
Жодна ERP-система не вирішує задачі бізнесу автоматично. Результат з’являється тоді, коли є продуманий старт, зрозуміла архітектура та партнер, який працює з процесами, а не лише з налаштуваннями.
У випадку Glamping.ua це дало змогу пройти шлях від розрізнених таблиць до керованої системи за три місяці та близько 40 годин консультацій. Виробництво при цьому не зупинялось, команда продовжувала працювати у звичному ритмі, а зміни впроваджувались поступово.
У результаті компанія отримала основу, яка вже сьогодні підтримує операційну роботу та створює простір для подальшого розвитку та масштабування.
Хочете впорядкувати виробничі процеси у своїй компанії? Заповніть форму на сайті і отримайте консультацію від команди BJet.
