Міграція нематеріальних активів із зовнішньої системи (механізм імпорту)
У BJet ви можете перенести нематеріальні активи, які вже були амортизовані у зовнішній системі за допомогою механізму імпорту довідників. Цей імпорт можна використовувати тоді, коли вам потрібно перенести дані по кількох нематеріальних активах і не витрачати час на заповнення карточки кожного окремо.
Інструкція з перенесення одного нематеріального активу:
Міграція нематеріальних активів із зовнішньої системи (внесення вручну)
Для перенесення даних по кількох нематеріальних активах потрібно:
- Імпортувати продукти, прив'язані до нематеріальних активів
- Імпортувати нематеріальні активи
Імпорт продуктів, прив'язаних до нематеріальних активів
У BJet є важливою зв'язка сутностей: товар (номенклатура) та нематеріальний актив. Нематеріальний актив, як сутність системи, бере участь виключно у процесі нарахування та призупинення амортизації, капіталізації, а прив'язаний до нього товар (номенклатура) залучається у процесах купівлі, продажу та списання для того, щоб в обліку коректно відобразилися проведення. Тому у процесі перенесення активу із зовнішньої системи у BJet важливим є створення прив'язаного товару (номенклатури).
Створити продукт, прив'язаний до нематеріального можна:
- Вручну: Міграція нематеріальних активів із зовнішньої системи (внесення вручну)
- Через механізм імпорту. Детальніше про імпорт/експорт в системі: Імпорт та експорт даних
Для імпорту продуктів нам необхідно використати Приклад файлу імпорту у форматі Excel:
Приклад файлу для імпорту продуктів
Розглянемо детальніше поля файлу імпорту.
- Зовнішній ID - порядковий номер у системі після створення об'єкта. Рекомендуємо створювати за таким форматом: migration.product_template_0000001
- Назва - назва продукту (номенклатура), що буде прив'язаний до нематеріального активу
- Собівартість - встановіть 1 для усіх продуктів. Це потрібно для внесення кількісного залишку по продукту, прив'язаного до нематерівального активу
- Тип продукту - Послуга
- Група активу/Name - це є група нематеріальних активів, що визначає схему обліку, термін експлуатації, схему нарахування амортизації. Групи активу є попередньо встановленими у системі. Детальніше:
- Група для нематеріальних активів - Це необов'язкове поле для імпорту, використовується інформативно.
- Група активу/Номер ID - порядковий номер Групи активу у системі. Це обов'язкове поле для імпорту. ID Групи активу можна переглянути відкривши меню Бухгалтерський облік >Облік> Групи активів:
У ньому відкрийте картку необхідної групи та у посиланні на сторінку ви побачите id=… - це і буде Номер ID Групи активів
Необхідний Номери ID Групи активів впишіть у файл імпорту.
- Внутрішня категорія/Назва - це шаблон налаштувань, який визначає стратегію вибуття (FIFO, LIFO), метод оцінки запасів, схему обліку, бухгалтерські та аналітичні рахунки. Детальніше: Категорія продуктів для нематеріальних активів . Рекомендується використовувати категорію Нематеріальні активи. Це необов'язкове поле для імпорту, використовується інформативно
- Внутрішня категорія/ІД - це порядковий номер Внутрішньої категорії у системі. Внутрішню категорію можна переглянути, відкривши меню Запаси>Налаштування>Категорії продукту. У ньому відкрийте картку категорії Нематеріальні активи та у посиланні на сторінку ви побачите id=… - це і буде Номер ID Внутрішньої категорії
Для того, щоб імпортувати ваші дані у систему, у файлі “Приклад файлу імпорту продуктів” вкажіть свої дані за зразком. Перевірте, чи зтерли ви дані прикладу з файлу, який завантажуєте у систему.
Збережіть зміни у файлі імпорту.
Щоб імпортувати продукти, прив'язані до нематеріальних активів, перейдіть у меню Запаси>Головні дані>Продукти та натисніть Імпортувати
У вікні імпорту натисніть Завантажити файл, оберіть на своєму пристрої файл для імпорту, який ви заповнили відповідно до прикладу
BJet автоматично зіставить заголовки стовпців з вашого файлу із відповідними полями системи. Для деяких стовпчиків необхідно буде вручну прописати поле системи
Поєднайте назви стовпчиків з файлу та назви полів у системі:
| Назва стовпчика з файлу імпорту | Назва поля у системі | Коментар |
| Зовнішній ID | Зовнішній ID | підтягується автоматично; не змінюємо |
| Назва | Назва | підтягується автоматично; не змінюємо |
| Собівартість | Собівартість | підтягується автоматично; не змінюємо |
| Тип продукту | Тип продукту | підтягується автоматично; не змінюємо |
| Група активу/Name | Не імпортувати | це інформативне поле, необхідне для розуміння, яку групу вибрано |
| Група активу/Номер ID | Група активу/ID Бази даних | обов'язкове поле для імпорту групи активу; заповнюється зі спадного списку вручну |
| Внутрішня категорія/Назва | Не імпортувати | це інформативне поле, необхідне для розуміння, яку категорію вибрано |
| Внутрішня категорія/ID | Внутрішня категорія / ID бази даних | обов'язкове поле для імпорту групи активу; заповнюється зі спадного списку вручну |
Наприклад, щоб зіставити поле з файлу прикладу Група активу/Номер ID з відповідним полем системи знайдіть у спадному списку Група активу / ID бази даних.
Після того, як усі необхідні назви обрані, натисніть Тестувати імпорт
Якщо при імпорті виникають помилки, система підкаже, де саме неправильно зіставлені поля. Ви можете перейменувати стовпчик з ними, або не імпортувати їх.
Якщо помилок не виявлено, система покаже повідомлення: Усе правильно, що означатиме, що усі дані зрозумілі системі і можна проводити імпорт. Натисніть Імпортувати
У довіднику Продукти будуть створені продукти, які потім будуть прив'язані до нематеріальних активів
Переглянути деталі створених продуктів ви можете, відкривши картку потрібного продукту.
Імпорт нематеріальних активів
Коли у системі створено продукти, ви можете імпортувати дані про нематеріальні активи.
Для цього необхідно використати приклад файлу імпорту НА у форматі Excel:
Приклад файлу для імпорту нематеріальних активів
Розглянемо детальніше поля файлу імпорту:
- Зовнішній ID - порядковий номер у системі після створення об'єкта
- Назва активу - назва в системі
- Активно - має бути вказано TRUE
- Інвентарний номер - не обов'язкове для заповнення поле, адже система заповнює його автоматично при створенні карточки. Заповнюйте у разі наявності у вас власної системи інвентарних номерів.
- Група активу/Name - це є група нематеріальних активів, що визначає схему обліку, термін експлуатації, схему нарахування амортизації. Групи активу є попередньо встановленими у системі. Детальніше: Група для нематеріальних активів
- Дата - дата міграції, зазвичай останній день періоду
- Дата призначення - дата введення в експлуатацію
- Матеріально відповідальна особа/Ім’я - це необов'язкове поле для імпорту, використовується інформативно
- Перенесено - має бути вказано TRUE, що активує відповідну ознаку на картці активу
- Компанія/Назва компанії - це необов'язкове поле для імпорту, використовується інформативно
- Первісна вартість - вказуємо вручну
- Перенесена амортизація - вказуємо вручну; це та сума амортизації, яка вже була накопичена у зовнішній системі
- Статус - вкажіть Чернетка для всіх рядків. Це важливо для того, щоб після імпорту у вас була можливість за потреби відкорегувати внесені дані.
Для того, щоб імпортувати ваші дані у систему, у файлі-прикладі вкажіть свої дані та збережіть зміни у файлі імпорту.
Щоб створити основні засоби, перейдіть у меню Бухгалтерський облік>Облік>Активи.
Натисніть Імпортувати
У вікні імпорту натисніть Завантажити файл, оберіть на своєму пристрої файл для імпорту, який ви заповнили відповідно до прикладу
BJet автоматично зіставить заголовки стовпців з вашого файлу із відповідними полями системи. Для деяких стовпчиків необхідно буде вручну прописати поле системи за допомогою випадного списку
Після того, як усі необхідні назви обрані, натисніть Тестувати імпорт
Якщо при імпорті виникають помилки, система підкаже, де саме неправильно зіставлені поля. Ви можете перейменувати стовпчик з ними, або не імпортувати їх.
Якщо помилок не виявлено, система покаже повідомлення Усе правильно, що означатиме, що усі дані зрозумілі системі і можна проводити імпорт. Натисніть Імпортувати
У довіднику Активи будуть створені картки активів у статусі Чернетка
Щоб ввести нематеріальні активи в експлуатацію, дивіться: Введення в експлуатацію нематеріальних активів
Дивіться також