Загальні правила ведення валютного обліку в BJET

Компанії, які ведуть зовнішньоекономічну діяльність і мають у базі даних BJet будь-які інші валюти крім UAH, мають притримуватись нижче описаних правил ведення валютного обліку.

Для кожної доданої в базу даних валюти, необхідно створити:

  • бухгалтерські рахунки в Плані рахунків;
  • журнали документів.

Розглянемо ведення валютних операцій на прикладі компанії, яка займається закупівлею і продажем товарів та послуг у двох іноземних валютах: USD та EUR. Нові бухгалтерські рахунки для ведення валютних операцій, створюються для кожної компанії окремо.

Для використання додаткових валют, нам необхідно їх активувати. Це можна зробити в меню Бухгалтерський облік > Налаштування > Валюти.

Детальніше: Валюта

Наступним кроком після активації додаткових валют, буде створення відповідних бухгалтерських рахунків в Плані рахунків. У нашому прикладі ми розглянемо ведення валютних взаєморозрахунків, як з постачальниками так і з покупцями. Якщо у вашій компанії ведуться розрахунки тільки з постачальниками чи тільки з покупцями у іноземній валюті, то ви можете не створювати рахунки та журнали, діяльність по яких не ведеться. Створення ж додаткових бухгалтерських рахунків для відображення надходження чи списання валютних грошових коштів на рахунки у банках, є ОБОВ’ЯЗКОВИМ.

Налаштування валютного обліку розділимо на три етапи:

  1. Додавання та налаштування бухгалтерських рахунків по розрахунках з покупцями і постачальниками.
  2. Додавання та налаштування бухгалтерських рахунків грошових коштів.
  3. Додавання та налаштування журналів документів для відповідних операцій.

Додавання та налаштування бухгалтерських рахунків по розрахунках з покупцями і постачальниками

Створимо нові бухгалтерські рахунки для відображення взаєморозрахунків з покупцями та постачальниками. Для нашого прикладу, ми створимо додаткові рахунки для розрахунків з покупцями і постачальниками. Ми будемо використовувати дві іноземні валюти в наших взаєморозрахунках: USD та EUR, тому створюємо по парі рахунків для покупців та постачальників.

Для рахунка 362 Розрахунки з іноземними покупцями, створюються 2 субрахунки:

  • 3621 - Розрахунки з іноземними покупцями в USD
  • 3622 - Розрахунки з іноземними покупцями в EUR

Для рахунка 632 Розрахунки з іноземними постачальниками, також створюються 2 субрахунки:

  • 6321 - Розрахунки з іноземними постачальниками в USD
  • 6322 - Розрахунки з іноземними постачальниками в EUR

Кількість субрахунків на рахунках взаєморозрахунків з контрагентами залежить від кількості валют, які використовує компанія в обліку. Також, потрібно додати валютні субрахунки на всі інші рахунки розрахунків з контрагентами, якщо такі використовуються в компанії.

Субрахунки доречно створювати через дублювання з батьківського рахунку, щоб автоматично заповнились всі обов’язкові реквізити батьківського рахунку. Для цього у меню Бухгалтерський облік > Налаштування > План рахунків оберіть необхідний рахунок. У ньому натисніть Дія та у спадному списку оберіть Дублювати.

Також у новостворених валютних рахунках ОБОВ’ЯЗКОВО необхідно заповнити поле Валюта рахунку відповідною валютою і встановити ознаку Дозволити валютну переоцінку.

Більше про параметри бухгалтерських рахунків читайте: План рахунків

Зверніть увагу! На батьківському рахунку, поле Валюта рахунку, має залишатись пустим, а ознака Дозволити валютну переоцінку має бути відсутня. І після додавання субрахунків, використання батьківського рахунку в проводках має бути ЗАБОРОНЕНО!Його використання в бухгалтерських проведеннях разом з його субрахунками призведе до некоректного відображення по валютних взаєморозрахунках з покупцями та курсовим різницям.

Після створення всіх субрахунків для ведення валютних взаєморозрахунків з контрагентами (для нашого прикладу), план рахунків буде виглядати наступним чином.

Додавання та налаштування бухгалтерських рахунків грошових коштів

Додаємо субрахунки на рахунки обліку грошових коштів. Кількість доданих субрахунків залежить від кількості іноземних валют, по яким ведеться облік в компанії. А також від кількості батьківських валютних рахунків по веденню грошових коштів. Наприклад, якщо в компанії ведеться облік, як безготівкових так і готівкових валютних грошових коштів, тоді необхідно додати субрахунки для кожного виду грошових коштів для кожної валюти.

  • 302 - Каса в іноземній валюті:
    • 3021 - Каса в іноземній валюті в USD
    • 3022 - Каса в іноземній валюті в EUR
  • 312 – Поточні рахунки в банках в іноземній валюті:
    • 3121 – Поточні рахунки в банках в іноземній валюті в USD
    • 3122 – Поточні рахунки в банках в іноземній валюті в EUR
  • 314 – Інші рахунки в банках в іноземній валюті:
    • 3141 – Інші рахунки в банках в іноземній валюті в USD
    • 3142 – Інші рахунки в банках в іноземній валюті в EUR

Для нашого прикладу будемо використовувати тільки субрахунки для рахунку 312.

Як і в прикладі з рахунками взаєморозрахунків з контрагентами, потрібно створити субрахунки для кожного валютного рахунку по обліку грошових коштів. Субрахунки доречно створювати дублюванням з батьківських рахунків. Таким чином, всі обов’язкові реквізити будуть перенесені в субрахунки автоматично.

У новостворених валютних рахунках, ОБОВ’ЯЗКОВО необхідно заповнити поле Валюта рахунку відповідною валютою і встановити ознаку Дозволити валютну переоцінку.

Зверніть увагу! На батьківському рахунку, поле Валюта рахунку, має залишатись пустим, а ознака Дозволити валютну переоцінку має бути відсутня. І після додавання субрахунків, використання батьківського рахунку в проводках має бути ЗАБОРОНЕНО!Його використання в бухгалтерських проведеннях разом з його субрахунками призведе до некоректного відображення по валютних взаєморозрахунках з покупцями та курсовим різницям.

Після створення всіх субрахунків для ведення обліку грошових коштів у валюті (для нашого прикладу), план рахунків буде виглядати наступним чином.

Після того, як всі валютні субрахунки додано до плану бухгалтерських рахунків, можна переходити до створення та налаштування відповідних журналів документів.

 

Додавання та налаштування журналів для відповідних операцій

Створення журналів по розрахункам з покупцями та постачальниками

Список всіх журналів знаходиться в меню Бухгалтерський облік > Налаштування > Журнали. Для створення нового журналу, відкриваємо список журналів і додаємо новий через кнопку Створити. Також, можна створити новий журнал, використовуючи функцію Дублювати, у меню Дія відповідного журналу. Використаємо функцію дублювання для створення нового журналу по валютним розрахункам з клієнтами. Для цього знайдемо вже існуючий журнал для розрахунків з клієнтами в UAH і продублюємо його.

У новоствореному журналі по відображенню розрахунків з покупцями в USD заповнюємо поля наступним чином:

  • Тип - Продаж
  • Компанія - відповідна компанія для якої створюється журнал
  • Короткий код - може бути змінений або залишений по замовчуванню
  • Дебетовий рахунок за замовчуванням - 3621 Розрахунки з іноземними покупцями в USD
  • Кредитовий рахунок за замовчуванням - 3621 Розрахунки з іноземними покупцями в USD
  • Валюта - USD

У новоствореному журналі по відображенню розрахунків з постачальниками в USD заповнюємо поля наступним чином:

  • Тип - Закупівля
  • Компанія - відповідна компанія для якої створюється журнал
  • Короткий код - може бути змінений або залишений по замовчуванню
  • Дебетовий рахунок за замовчуванням - 6321 Розрахунки з іноземними постачальниками в USD
  • Кредитовий рахунок за замовчуванням - 6321 Розрахунки з іноземними постачальниками в USD
  • Валюта - USD

Зверніть увагу! Значення валюти із поля Валюта повинно співпадати з валютою бухгалтерських рахунків, зазначених у полях Дебетовий рахунок за замовчуванням та Кредитовий рахунок за замовчуванням.

Якщо потрібно дозволити скасування документів по даному журналу, то необхідно встановити відповідну ознаку в журналі документів на вкладці Розширені налаштування.

Більше про журнали: Журнали

Для автоматичного заповнення відповідних валютних рахунків по взаєморозрахункам з контрагентами, необхідно вказати ці рахунки в картці контакта у меню Контакти на вкладці Виставлення документів реалізації.

Рахунки для Дебіторської та Кредиторської заборгованості встановлюються для кожної компанії окремо.

Також корисним для автоматизації заповнення бухгалтерських документів реалізації та надходження, буде заповнення на картці контрагента полів Валюта постачальника (для постачальників), та Прайс-лист продажу (для покупців) на вкладці Продаж та закупівля. Це дозволить автоматично заповнювати поле Валюта у документів реалізації та надходження.

На скріншоті нижче показано заповнення полів при створенні нового документа реалізації. Поля Валюта та Бухгалтерські рахунки заповнюються із картки контрагента, а поле Журнал має бути заповнено або змінено вручну на відповідний валютний журнал.

Така ж сама схема по автоматичному заповненню полів валютних документів надходження від постачальників.

Створення журналів обліку грошових коштів в іноземній валюті

Для створення нового журналу, відкриваємо список журналів у меню Бухгалтерський облік > Налаштування > Журнали і додаємо новий через кнопку Створити. Також можна створити новий журнал, використовуючи функцію Дублювати, у меню Дія відповідного журналу. Використаємо функцію дублювання для створення нового журналу для обліку валютних грошових коштів на рахунку в банку в USD. Для цього знайдемо вже існуючий журнал для обліку грошових коштів в UAH і продублюємо його.

У створеному журналі обліку валютних грошових коштів на рахунках в банку в USD заповнюємо поля наступним чином:

  • Тип - Банк
  • Компанія - відповідна компанія для якої створюється журнал
  • Короткий код - може бути змінений або залишений по замовчуванню
  • Дебетовий рахунок за замовчуванням - 3121 Поточні рахунки в іноземній валюті в USD
  • Кредитовий рахунок за замовчуванням - 3121 Поточні рахунки в іноземній валюті в USD
  • Валюта - USD

Якщо потрібно дозволити скасування документів у цьому журналі, тоді необхідно встановити відповідну ознаку в журналі документів на вкладці Розширені налаштування.

На вкладці Банківський рахунок відповідного журналу, рекомендується підібрати банківський рахунок із довідника Банківські рахунки. А за його відсутності в довіднику, створити новий банківський рахунок і вибрати в журналі. Поле Банк заповнюється автоматично при виборі банківського рахунку.

Створюйте окремі журнали для кожного банківського рахунку, незалежно від його валюти. Це допоможе швидко перевіряти залишки по рахунках.

Поле Метод внесення банківської виписки заповнюється вручну відповідальною особою.

При створенні вручну банківської виписки по валютним рахункам, необхідно натиснути Нова виписка на відповідному Журналі у меню Бухгалтерський облік > Інформаційна панель бух. обліку.

У виписці вказати дату виписки та заповнити табличну частину платежами.

Заповніть поля Сума та Сума в валюті валютною сумою платежу. У полі Валюта оберіть відповідну валюту.

Зверніть увагу! Розбіжність значень у валюті, вказаній у табличній частині банківської виписки з валютою журналу документів, призведе до некоректних бухгалтерських проведень і розрахунку курсових різниць.

Дивіться також