Сьогодні ми поговоримо про можливості ERP Odoo – однієї з найпопулярніших західних ERP-платформ, на базі якої в Україні з’являється дедалі більше локалізованих рішень. Завдяки цій статті ви зрозумієте, яку користь може отримати ваш бізнес від ERP взагалі як класу систем, та наскільки релевантна для вашого бізнесу саме система Odoo. 

Для початку – кілька фактів з відкритих джерел. 

Odoo? А що це? Звідки це? 

Odoo – це набір програмних інструментів для управління бізнесом, який містить CRM, електронну комерцію, виставлення рахунків, бухгалтерський облік, виробництво, склад, управління проєктами, управління запасами та деякі інші. Версія для спільноти (так звана ком’юніті-весія) – це безоплатне програмне забезпечення, що поширюється під ліцензією GNU LGPLv3. Версія Enterprise має власні додаткові функції та сервіси. Нині Odoo можна використовувати локально, на своїх серверах, або як готове до використання середовище SaaS. 

Вихідний код для платформи та основні модулі ERP курує засновник та основний розробник цієї системи – бельгійська компанія Odoo S.A. 

Історія народження 

А почалося все у 2005 році. Того року Фаб’єн Пінкерс, засновник і нинішній генеральний директор Odoo, розпочав розробку свого першого програмного продукту TinyERP. Три роки потому назву було змінено на OpenERP. Компанія почала швидко зростати, і 2010 року в OpenERP працювало понад 100 співробітників. 

У 2013 році компанія отримала нагороду Deloitte як така, що найшвидше зростає в Бельгії – плюс 1549% за п’ятирічний період. 

У 2014 році компанію і систему перейменували на Odoo. У 2015 році журнал Inc. Magazine помістив Odoo в число 5000 приватних компаній Європи, що зростають найшвидше. 

У 2019 році компанія залучила інвестиції в розмірі 90 мільйонів доларів. 

У 2022 році продукти Odoo використовують близько 7 мільйонів клієнтів. За словами генерального директора Фаб’єна Пінккерса, Odoo планує найняти 1000 нових співробітників. 

У країнах колишнього Радянського Союзу система почала набирати популярність в останні роки. Основним її конкурентом вважається 1С. Донедавна поширенню системи сильно заважав брак можливості вести повноцінний бухгалтерський облік. Але компанія BJet вже розробила і тестує таке рішення, фактично це питання можна буде вважати вирішеним з початку 2023 року. 

Від самого початку Odoo SA (раніше OpenERP SA) випускала основне програмне забезпечення з відкритим вихідним кодом. Після випуску версії 9.0 компанія перейшла на модель із відкритим ядром, яка надає пропрієтарне корпоративне програмне забезпечення на основі передплати і хмарне програмне забезпечення як послугу на додаток до версії з відкритим вихідним кодом.  

У 2013 році було створено некомерційну асоціацію спільноти Odoo – вона покликана сприяти широкому використанню Odoo та підтримувати спільну розробку функцій Odoo. 

Переваги системи 

Розширювана архітектура Odoo дає змогу великій кількості фрілансерів та організацій розробляти додатки або модулі Odoo і розміщувати їх на ринку для продажу чи безкоштовного завантаження (https://apps.odoo.com/apps). Основними компонентами Odoo є фреймворк, це близько 30 основних застосунків (також званих “офіційними модулями”) і тисячі модулів від спільноти. 

Серед плюсів системи можна виділити: 

• open source з усіма його позитивами; 
• висока швидкість розробки; 

• покриття всіх основних процесів бізнесу (про це нижче); 
• веб-орієнтованість; 
• можливість проведення швидкої інтеграції з будь-якими сервісами (які це дозволяють) 
• багатомовність інтерфейсу; 
• конструктор сайтів; 

• модульність 

На початку освоєння звичайному користувачу система може здаватися складною – через її масштабність. Але цей мінус можна нівелювати, вмикаючи новачку не весь потрібний функціонал одразу, а поетапно, в міру освоєння системи. 

Тепер пройдімося самою системою і роздивимося її вміст. Звісно, докладно описати всі функції в одній статті не є можливим, тож я заторкну лише базові – щоб дати розуміння покриття сегментів бізнесу. 

Якщо говорити дуже верхньорівнево, то систему можна уявити ось так: 

Усі інструменти системи можна поділити на два рівні:  

• операційний (для управління якого, власне, і призначена будь-яка ERP) 
• організаційний (рівень, на якому організовується робота операційного рівня). 

Операційний рівень діяльності компанії 

Одразу хотілося б зазначити, що Odoo – це процесно-орієнтована система (на відміну від 1С, яка є документоорієнтованою), у ній реалізовано всі основні та допоміжні процеси практично будь-якої компанії. І якщо компанія не має описаних і затверджених процесів, вона спокійно може взяти вже закладені в систему процеси. Тож розглянемо їх. 

Маркетинг і лідогенерація 

Відділ компанії: Маркетинг 

Зазвичай для того, щоб залучити нових клієнтів, компанія запускає всілякі маркетингові активності та, звісно, хоче знати, наскільки вони ефективні. 

UTM-мітки 

Коли в систему потрапляє лід (він може прийти з різних місць), то в його картці фіксується, з якого каналу (джерела) він прийшов. Для цього використовують utm-мітки. 

Наприклад, компанія робить якусь поштову розсилку і в тексті цієї розсилки міститься посилання на контактну форму. Якщо потенційний клієнт заповнює цю форму, то у нас у системі з’явиться лід, а в ньому буде вказано, що цей лід прийшов із поштової розсилки. Ця інформація протягується через CRM та продажі, і згодом ми можемо проаналізувати, наскільки була ефективною та чи інша маркетингова кампанія. 

Інтеграції зі сторонніми сервісами 

Система дає змогу робити, наприклад, у себе веб-форми за допомогою конструктора веб-форм, потім вставляти код форми на будь-який зовнішній ресурс, і під час заповнення даних форм у систему потраплятимуть ліди. 

Також можна реалізувати інтеграцію з сервісом, який нас цікавить, – звідки до нас можуть приходити ліди. Наразі реалізовано багато таких інтеграцій (наприклад з Facebook, сайтами на певних платформах (WordPress та інші). З переліком доступних інтеграцій можна ознайомитися за посиланням: https://apps.odoo.com/apps/modules/browse?search=integration. 

Email-маркетинг 

У системі є власний конструктор email-розсилок, також є вже інтеграції з популярними сервісами розсилок: Sendpulse, Mailchimp та іншими. У самій розсилці може накопичуватися статистика по цій розсилці. 

Заходи 

Якщо компанія організовує якісь івенти задля залучення лідів або ж бере участь у таких заходах, то в системі вона може вести облік таких заходів і фіксувати прихід лідів звідти. 

Конструктор сайтів 

Система має вбудований конструктор сайтів, який цілком достатній для дуже багатьох бізнесів, а, значить, є можливість зекономити на розробці та підтримці свого веб-майданчика. За допомогою конструктора Odoo навіть непосвячений у веб-розробку користувач зможе зробити простий сайт. Сайт дуже тісно інтегрований з бекендом системи, тобто якщо відвідувач на сайті зробить замовлення, то в продажах створиться Замовлення продажів. 

Приклади сайтів зроблених на Odoo: https://rybakavun.com.ua/, https://metromart.ge/ka_GE/, https://a-zone.com.ua/. Більший перелік можна побачити тут. 

CRM 

Відділ компанії: Маркетинг, Продажі 

Odoo має добре розвинуту CRM. Тим, для кого важливі деталі, раджу додатково прочитати про цей сегмент системи в одній із моїх статтей тут. 

Якщо коротко, то CRM Odoo має весь стандартний для нашого часу функціонал: лід береться в роботу, обробляється, кваліфікується і якщо все добре – трансформується в угоду (opportunity). Якщо ж лід із якоїсь причини відпадає – це фіксується в системі. 

Інтеграції зі сторонніми сервісами 

Поряд із CRM у компанії виникає необхідність у функціоналі “Телефонія”, адже менеджерам треба якось контактувати з клієнтами. У такому разі виникає потреба в інтеграції з яким-небудь сервісом. З Odoo досить просто робити такі інтеграції. Наприклад, ми у нашій компанії робили інтеграція з Binotel та Nextel. 

Також виникає потреба інтеграції з сервісами надсилання повідомлень (SMS та популярними інтернет-месенджерами). Такі інтеграції теж нескладні в реалізації. 

Після того, як лід було кваліфіковано і від нього отримано інформацію про бажання придбати послугу чи фізичний товар у нашій компанії, він трансформується в угоду. Угода проходить воронкою продажів. 

У міру такого проходження в системі можуть створюватися всілякі активності, таким чином накопичується історія спілкування з клієнтом. 

Якщо угода успішна, то менеджер позначає її виграною і формує Комерційну пропозицію. 

Продажі

Відділ компанії: Продажі, Бухгалтерія, Склад 

Замовлення продажів 

Тепер ми потрапляємо в додаток “Продажі”. Тут теж здебільшого працює відділ продажів, але є й зона інтересу для бухгалтера та логіста. Адже після підтвердження комерційної пропозиції вона трансформується в Замовлення продажів, з якого автоматично створюється чернетка заявки на склад на відвантаження, а після відвантаження бухгалтер формує видаткову накладну. 

Сама комерційна пропозиція, як ви зрозуміли, формується з угоди в CRM, але цей документ також може створювати вручну клієнт у своєму особистому кабінеті, або він приходить як замовлення з сайту (і не важливо, чи цей сайт зроблений на Odoo, чи на іншій платформі). 

Прайс-листи 

Функціонал прайс-листів – це цілий комбайн із ціноутворення! Для повноцінного опису він потребує окремої статті… Якщо дуже стисло, то прайс-листи можна призначати індивідуально на клієнтів, на групу клієнтів, на країни, закріплювати за конкретними сайтами. Сама ціна за прайс-листом може ґрунтуватися на ціні за каталогом або собівартості, а ще можна задавати формули розрахунку й обмежувати розмір надбавки. 

Точка продажів (POS) 

Для компаній, які займаються роздрібною торгівлею (фізичні магазини) і ресторанним бізнесом, у системі передбачено окремий функціонал під назвою “Точка продажів“. 

Сама точка продажів дуже тісто інтегрована з бухгалтерським обліком. При проведенні замовлень зі складу списується проданий товар і відображається в обліку продаж з рухом грошових коштів.  

Склад

Відділ компанії: Логістика, Продажі, Закупівлі, Бухгалтерія 

Odoo має потужну WMS-систему і, як на мене, це одна з найскладніших ділянок системи, яка тісно пов’язана з продажами, закупівлями, виробництвом і бухгалтерією. Але водночас це цілком самостійний сегмент системи. 

Нагадаю, система управління складом (англ. Warehouse Management System, WMS) – це інформаційна система, що забезпечує автоматизацію управління бізнес-процесами складської роботи профільного підприємства. 

Детальніше про WMS ви можете прочитати тут, а я поки що просто перелічу основні моменти. Цей сегмент оперує складами і місцями зберігань. Місця зберігання можуть бути як фізичними, так і віртуальними. Під час переміщення запасів складом завжди задіюється метод подвійного логістичного запису, тобто запас завжди звідкись приходить (наприклад, від постачальників) і кудись іде (наприклад, до покупця). Якщо ви, наприклад, робите інвентаризацію складських залишків, то під час відображення результатів інвентаризації буде задіяно віртуальне місце зберігання “Втрати під час інвентаризації”. Результати таких переміщень можуть відображатися в обліку (а можуть і не відображатися – це залежить від налаштувань системи). 

Також у системі підтримується партіонний облік (ну плутати з бухгалтерським партіонним обліком, який є в 1С), на рівні партії можна відстежувати термін придатності такої партії. 

На рівні налаштувань складу можна задавати різні правила переміщень складом, наприклад, можна зробити таке налаштування, що, в разі підтвердження замовлення продажів, у системі створюватиметься замовлення на закупівлю або виробниче замовлення. 

Закупівлі 

Відділ компанії: Закупівлі, Бухгалтерія 

А тепер зайдімо з іншого боку. 

Закупівлі є важливим процесом в будь-якій компанії і у деяких компаній (особливо великих) процес закупівель – це ще той квест. Закупівлі в Odoo – це окремий сегмент системи зі своїм набором інструментів. 

Основним документом у цьому блоці в нас буде запит цін (замовлення на закупівлю). Він може бути створений кількома способами: вручну, із заявки на тендер, із запиту на закупівлю, із замовлення продажів або з правила мін-макс. 

Окремим інструментом виступають прайс-листи постачальників. 

Після підтвердження запиту цін у нас з’являється можливість зробити прихід на склад і сформувати інвойс постачальника (документ, який у нас сформує заборгованість перед постачальником у системі). 

Виробництво 

Відділ компанії: Виробництво 

Будь-яка компанія за своєю суттю є виробничою. Адже кожна компанія виробляє якийсь продукт, і не важливо, матеріальний він чи нематеріальний (послуга). Якщо якісь матеріальні активи треба перетворити на інший матеріальний актив, то нам доведеться задіяти модуль Виробництво. 

Його використання дещо ускладнює ведення обліку. Адже, крім товарів, у нас з’являються інші види запасів (сировина, напівфабрикати, готова продукція), які потребують своїх правил обліку. 

Для того, щоб виконати перетворення активів, на вироблений продукт ми маємо створити специфікацію, в якій слід вказати, що нам потрібно для виробництва цього продукту. 

Основним документом для виробництва буде виробниче замовлення, яке і виконає потрібне нам перетворення. 

Також можна задіяти технологічні маршрути – у такому разі для виконання виробничого замовлення нам потрібно буде закрити наряд-замовлення. 

Також у системі є функціонал з відбраковування сировини та замовлення на розбирання (з одного активу отримати кілька). 

Базове виробництво можна дуже сильно прокачати і, за потреби, інтегрувати його зі спеціальними рішеннями для планування виробництва, наприклад із frePPLe. 

Бухгалтерський облік 

Бухгалтерський облік – це, звісно, один із найважливіших сегментів системи. Докладно про бухоблік в Odoo можна прочитати, наприклад, у цій моїй статті. Зараз – лише оглядово, дуже стисло. 

Облік є мовою бізнесу і правильне його ведення буде забезпечувати керівництво інформацією для ухвалення рішень. ERP Odoo дає змогу вести повноцінний управлінський облік навіть у базовій версії системи. На жаль, для ведення регламентованого обліку відповідно до національного законодавства України базова система не надто пристосована. Але, як я писав вище, ця проблема вже скоро вирішиться. 

Якщо говорити дуже коротко, то в Odoo є потужна система обліку, яка складається з двох частин: бухгалтерської та аналітичної. 

Бухгалтерська представлена планом рахунків і журналами. Бухгалтерське проведення в системі називається “записом журналу”, тобто під час проведення будь-якого документа, який має бути відображений в обліку, створюється запис журналу, який завжди збалансований (оборот за дебетом дорівнює обороту за кредитом). 

Аналітична частина представлена аналітичними рахунками, аналітичними тегами та бюджетуванням. Під час відображення в обліку будь-якої операції як додаткову аналітику ми можемо вказати скільки завгодно аналітичних рахунків або тегів (це такий собі віддалений аналог субконто в 1С). Якщо ви використовуєте аналітичні рахунки, то можете скористатися стандартним інструментом бюджетування. 

Кадри (HR) 

Відділ компанії: Кадри, Бухгалтерія 

Управління персоналом є одним із найважливіших процесів в організації, яка замислюється про своє майбутнє. Адже саме від того, як вибудувано процеси управління персоналом, безпосередньо залежать результати роботи компанії. 

HR-директор (або керівник відділу кадрів) є однією з ключових осіб в організації. Поряд із фінансовим директором він є одним із ключових фахівців з управління витратами компанії. У багатьох організацій (наприклад, в IT чи службах велокур’єрів) витрати на оплату праці та інші активності щодо персоналу є левовою часткою в структурі їхніх витрат. Крім того, не варто забувати про те, у які кошти обходиться компанії пошук персоналу і його звільнення. 

З причини такої важливості цього блоку в Odoo він представлений досить широко. 

ERP Odoo пропонує своїм користувачам повноцінну Human Resource Management систему, яка дає змогу автоматизувати практично будь-які процеси, пов’язані з персоналом, а саме: наймання, добір, залучення персоналу, забезпечення орієнтації, навчання та розвиток, оцінювання їхньої роботи, визначення винагороди та надання пільг, мотивацію, підтримання належних стосунків із кожним членом команди й забезпечення безпеки роботи завдяки застосуванню програм для HR і HR-аналітики. 

Крім того, модуль HR тісно інтегрований з іншими сегментами системи: проєктами, продажами, закупівлями, фінансами та обліком, що робить систему комплексною і такою, що покриває всі процеси компанії. 

Ось перелік основного функціоналу цього блоку: облік співробітників та їхніх статусів, облік трудових договорів, окремий застосунок для наймання працівників (облік вакансій, воронка найму, облік резюме), облік проходження медичних оглядів, облік навчання співробітників (до речі, в Odoo є окрема повноцінна LMS-система), звільнення працівників, гейміфікації (цілепокладання). Також є окреме рішення з обліку відгулів співробітників і подання працівниками заявок на компенсацію витрат. 

Організаційний рівень 

До цього моменту ми розглянули основні інструменти, використовувані на операційному рівні діяльності компанії та покликані підвищувати операційну і функціональну ефективність. 

Але існує ще рівень, на якому в компанії ухвалюють рішення, що визначають напрямок її розвитку й те, як бізнес загалом функціонуватиме. Якщо на цьому рівні не забезпечити правильну роботу з організації роботи компанії, то це істотно підвищує ризики неуспішності діяльності. Тож погляньмо, які інструменти нам дає Odoo для організації цього напрямку. 

Проєкти 

Відділ компанії: всі співробітники 

Розпочнімо з проєктів. Насправді проєкти можуть використовувати і на операційному рівні, особливо в тих компаніях, які займаються наданням послуг, але, якщо дивитися глибше, то діяльність будь-якої компанії, по-суті, є одним великим проєктом. 

Отже, тут нам доступні проєкти та завдання. Проєкти можуть заводитися як зовнішні (наприклад, нам потрібно провести якийсь захід), так і внутрішні (наприклад, розробити регламент роботи відділу продажів). 

У рамках конкретного проєкту співробітникам можна поставити конкретні завдання з певним терміном виконання. 

На рівні завдань ми можемо зафіксувати плановий час на виконання завдання і фактичний час (за допомогою табелів обліку робочого часу). 

Проєкти дуже тісно пов’язані з іншими сегментами системи. Наприклад, коли ми створюємо картку проєкту, під неї в обліку автоматично створюється аналітичний рахунок, на якому можна відображати доходи та витрати за цим проєктом. Або табелі обліку робочого часу за проєктами потім можуть лягти в основу для нарахування заробітної плати. 

Активності 

Відділ компанії: всі співробітники 

Застосування функціоналу активностей у системі вражає і це, напевно, один із головних інструментів для планування свого та чужого робочого часу. 

У повсякденній роботі ми зазвичай стикаємося з безліччю завдань із різними пріоритетами: комусь зателефонувати, комусь написати, щось не забути зробити або з кимось зустрітися. 

Усе це вимагає високого ступеня організаторських здібностей і самодисципліни. Нічого немає гіршого, ніж робоче місце, сповнене рукописних нотаток і наклейок, або нескінченна табличка в Excel, яку складно контролювати. 

В Odoo це все вам допоможе замінити активності, за допомогою яких можна призначити різні завдання і відстежувати їх виконання. 

Активності містяться практично в будь-якому об’єкті системи, а якщо їх там немає, то їх досить просто туди під’єднати (попросивши допомоги у розробника). 

Усі активності, призначені на вас як користувача системи, ви можете побачити, натиснувши відповідну іконку в хедері системи, 

після чого ви побачите, які активності на вас призначено, з яких об’єктів системи їх було зроблено і коли вони мають бути зроблені. Якщо активність протермінована і не була зроблена, вона перебуватиме в статусі “Пізніше” 

Саме вікно створення активності має такий вигляд: 

Типи активностей ви можете редагувати і задавати для них налаштування за замовчуванням. Довідник типів активностей зазвичай розташований у налаштуваннях CRM. 

При цьому тип активності “Зустріч” інтегровано з календарем співробітника в системі, після створення такої активності – вона з’явиться в календарі, який зі свого боку може синхронізуватися з Google-календарем. 

Внутрішні чати 

Насьогодні без месенджерів уже складно обійтися. Нескінченні листування, різні групи в Skype, Viber, Telegram, Slak… Спілкування між працівниками можна перевести всередину системи, до того ж починаючи з 15-ї версії в системі вже є вбудований аналог ZOOM з організації відео-дзвінків, з можливістю розшарювання екрану. 

А вбудована системи внутрішніх чатів у системі існує вже давно. Тут ви можете створювати окремі групи, як відкриті, так і закриті або вести листування з конкретним співробітником. 

Оргструктура 

Якщо ви ухвалили впровадити у себе процесний підхід і до цього моменту не описували свої процеси, то краще починати відштовхуватися від вашої організаційної структури. 

Для побудови системи процесів спочатку слід вибудувати діюче управління, тобто порізати процеси відповідно до реальних зон відповідальності керівників і призначити їх власниками процесів. Це дасть змогу, не ламаючи наявну систему управління, поглянути на діяльність компанії з нового боку. 

У магазині додатків Odoo є досить велика кількість додатків для візуалізації оргструктури компанії. 

Підсумуємо 

Що ж, сподіваюся, тепер у вас з’явилося розуміння того, що система Odoo – комплексна і може покрити всі процеси в компанії. Навіть ті, які досі у вас не були описані й затверджені. Odoo реально може допомогти вашому бізнесу зростати, просто треба усвідомити: вам теж доведеться докласти для цього трохи зусиль і часу. 

Антон ПІСКУН, експерт з Odoo, менеджер продуктів у BJet 

#бізнес #business #ERP #CRM #автоматизація #automation #облік #бухгалтерія #python, альтернативи #1С #1C