Закупівля

Управляйте постачальниками та замовленнями на купівлю та автоматизуйте процес закупівлі для ще ефективнішої роботи.

Реєстрація постачальників

Каталог продуктів для закупівлі

Усі продукти, які можуть бути закуплені поділяються на:

• Товарно-матеріальні цінності (товари)
• Послуги (сервіси)

Каталог продуктів знаходиться меню Закупівля > Продукти.

У режимі загального перегляду відображено картки продуктів із вказаною назвою продукту та його ціною. Для матеріальних товарів також вказано кількість наявних одиниць. За замовчуванням інформація відображена у режимі канбан (картками), але за бажання можна переглянути записи списком, натиснувши піктограму списку у правому верхньому куті екрану.

У картці кожного продукту можна переглянути інформацію про його тип, категорію, ціну, одиницю виміру тощо.

У верхній частині сторінки міститься перелік смарт-кнопок, які відображають кількість та забезпечують швидкий доступ до управління замовленнями на продаж та закупівлю. Для продуктів із типом Складський товар також відображено кількість у наявності, прогнозований залишок, інформацію про переміщення товару та мінімальну і максимальну кількість поповнення.

Детальніше про те, як створити новий продукт:

• Створення нового продукту

Створення продукту саме для закупівлі відрізняється додатковими налаштуваннями:

У вкладці Закупівля можна додати перелік постачальників, у яких може бути закуплений продукт. Для цього натисніть Додати елемент і заповніть такі поля у спеціальному вікні:

• постачальник (оберіть зі списку зареєстрованих контактів постачальників)
• назва продукту постачальника
• код продукту постачальника
• термін виконання доставки
• мінімальна кількість закупівлі
• ціна
• валюта
• термін дії договору за закупівлю
• компанія

Натисніть Зберегти і закрити, щоб повернутися на основну сторінку, або ж Зберегти і створити новий, щоб додати ще одного постачальника.

У вкладці Запаси (доступна для продуктів з типом Витратний та Складський товар) за допомогою галочки вкажіть чи необхідно генерувати Запит на закупівлю цього продукту.

Запит на закупівлю

Запит на закупівлю використовується для зручного затвердження у відповідальної особи запитів комерційної пропозиції чи замовлень на закупівлю.

Щоб створити запит на закупівлю:

1. Перейдіть у Закупівля > Запити на закупівлю та натисніть Створити. Система автоматично згенерує Референс запиту.
2. У полі За запитом оберіть користувача, від імені якого буде створено запит.
3. У полі Затверджуючий вкажіть користувача, який повинен підтвердити запит.
4. Дата створення запиту автоматично визначається системою згідно з поточною, але за потреби її можна змінити.
5. Тип вибору та Компанія також заповнюються автоматично. За потреби можна змінити.
6. За потреби можна вказати посилання на Первинний документ, додаткову інформацію у полі Опис та обрати Групу закупівель.
7. Нижче, у вкладці Товари, за допомогою кнопки Додати елемент вкажіть перелік товарів чи послуг, які необхідно закупити.
8. У вікні, що відкриється, вкажіть Продукт, необхідну Кількість та Орієнтовну вартість.
9. За потреби, можна також вказати Аналітичний рахунок, та будь-який коментар у полі Опис та Специфікації продукту.
10. Натисніть Зберегти і закрити, або ж Зберегти і створити новий, якщо до замовлення необхідно додати ще один продукт.
11. Натисніть Запит на затвердження.

Відповідальній особі, яку вказано у полі Затверджуючий на електронну скриньку надійде повідомлення про необхідність затвердження запиту.

Після затвердження запиту, можна створити відповідний запит комерційної пропозиції чи замовлення на закупівлю.

Запит комерційної пропозиції

Щоб створити запит комерційної пропозиції:

1. Перейдіть у Закупівля > Запит комерційної пропозиції та натисніть Створити.
2. Оберіть Постачальника, у якого плануєте закупити товар.
3. Вкажіть Договір, за яким буде проводитися закупівля.
4. За потреби можна додати Референс на постачальника.
5. Валюта автоматично заповнюється з налаштувань контакта. Якщо валюта контакта не заповнена, вона заповниться з налаштувань вашої компанії. За потреби можна змінити згідно з тим, у якій валюті буде сплачуватися поставка товарів чи послуг за договором.
6. У полі Дата замовлення вкажіть дату, коли запит комерційної пропозиції повинен бути підтверджений постачальником та переведений у статус Замовлення на закупівлю. За замовчуванням система заповнює дату згідно з поточною, але її можна змінити.
7. Компанія встановлюється автоматично відповідно до вашої поточної компанії. 
8. Нижче, у вкладці Продукти додайте перелік товарів чи послуг, які плануєте закупити.
9. У вкладці Доставка (ТТН) та створення Рахунку-Фактури можна додатково вказати Заплановану дату доставки, Міжнародні комерційні умови (Інкотермс), очікуваний Термін оплати (детальніше: Терміни оплати) за договором та Фіскальну позицію.

За потреби, якщо ви ведете кореспонденцію з постачальниками онлайн, можна Надрукувати запит комерційної пропозиції та надіслати постачальнику поштою. Також можна сповістити постачальника через кнопку Відправити запит комерційної пропозиції на Email. У спливному вікні треба ввести необхідні дані та відправити. Створений запит надійде постачальнику для затвердження.

Пізніше підтверджений запит можна відразу перевести у статус замовлення, натиснувши Підтвердити замовлення, та прикріпити відповідний файл у меню дій.

Після підтвердження запит комерційної пропозиції перейде у статус Замовлення на закупівлю, а в однойменному меню з'явиться відповідний запис.

Замовлення на закупівлю

Доставка товару на склад

При створенні замовлення на закупівлю продукту типу Складський товар, система автоматично створює відповідну товарно-транспортну накладну (ТТН) для відстеження доставки продукту на склад.

Усі товарно-транспортні накладні можна переглянути, перейшовши у меню Операції > Переміщення модуля Запаси.

Щоб підтвердити отримання товару:

1. Перейдіть на сторінку ТТН, натиснувши Отримати продукти у картці замовлення на закупівлю або смарт-кнопку Доставка (ТТН).
2. У вкладці Операції вкажіть кількість отриманих одиниць товару.

   Зверніть увагу! Якщо цього не зробити, система автоматично оброблятиме кількість початкової потреби, вказану у замовленні на закупівлю.
   Якщо ж, наприклад, ви отримали меншу кількість товару, ніж було вказано у замовленні, то пізніше можна створити запит на дозамовлення чи сплатити постачальнику ціну лише за отриману кількість.

3. Натисніть Підтвердити.

Після підтвердження запит на доставку перейде у статус Готово. За потреби, можна ініціювати повернення товару або списання браку, скориставшись відповідними кнопками.

Створення рахунків постачальнику

Після отримання товарів чи послуг, необхідно створити документ надходження, згідно з яким пізніше будуть сплачуватися рахунки постачальнику.

Усі документи надходження можна переглянути у меню Контроль > Документи надходження модуля Закупівля.

У режимі загального перегляду списком відображено загальну інформацію про кожен документ, а саме постачальника, у кого закуповувалися товари чи послуги, дату реєстрації документа, номер рахунку, референс на постачальника, компанію, для потреб якої закуповувалися товари чи послуги, кінцевий термін оплати, посилання на первинний документ (замовлення на закупівлю), суму та режим оплати, а також статус документа.

У картці кожного документа можна переглянути перелік отриманих товарів чи послуг.

Щоб створити документ надходження:

1. Натисніть Створити.
2. Оберіть Постачальника, у якого закуповувались товари чи послуги.
3. Оберіть відповідний Договір на закупівлю.
4. За потреби можна вказати Референс на постачальника.
5. Зі спадного списку оберіть Замовлення на закупівлю, для якого створюєте документ.
6. Справа можна вказати Статтю та Центр витрат.
7. У полі Дата документа оберіть дату отримання товару чи послуг. Кінцевий термін оплати буде заповнений автоматично згідно з налаштуваннями у вкладці Інша Інформація.
8. Оберіть Валюту, у якій повинна бути проведена оплата.
9. Нижче, у вкладці Документ Надходження, додайте перелік отриманих товарів чи послуг.
10. Якщо будь-який з товарів у списку обкладається податком (ПДВ), у колонці Податки необхідно вказати відповідний. Тоді у таблиці податків з'явиться запис, де буде автоматично розраховано суму податку та відповідний бухгалтерський рахунок.

    Зверніть увагу! Система автоматично підраховує загальну суму, яку необхідно сплатити за рахунком, незалежно від того, чи включений ПДВ у ціну товару, чи не включений.

11. У вкладці Інша Інформація можна вказати додаткові дані бухгалтерського обліку, такі як Журнал, Бухгалтерські рахунки, призначити особу, відповідальну за оплату, а також налаштувати Термін та Режим оплати.
12. Натисніть Підтвердити.

Рахунок буде збережено у статусі Відкритий.

Коли рахунок буде фактично оплачено, у системі необхідно зареєструвати відповідний платіж. Це можна зробити двома способами:

• через Банківську виписку. Дивіться: Банківські виписки
• у самому Документі надходження:

1. Натисніть Зареєструвати платіж.
2. У вікні, що відкриється, вкажіть Суму платежу.
3. Вкажіть відповідний Журнал бухгалтерського обліку.
4. Перевірте поля Дата платежу та Документ. Ці поля заповнюються автоматично, але їх можна змінити за потреби.
5. Підтвердіть платіж.

Зверніть увагу! Якщо ви вказуєте суму платежу меншу, ніж зазначена у рахунку, система запропонує залишити рахунок у статусі Відкритий, або ж перевести його у статус Оплачено і записати різницю на інший бухгалтерський рахунок, вказавши у мітці причину списання. 

Після підтвердження платежу на повну суму рахунку, документ перейде у статус Оплачено.

За потреби можна створити Запит на кредит-ноту.

Дивіться також

• Як зареєструвати новий контакт
• Створення нового продукту
• Розрахунки з підзвітними особами
• Розподіл накладних витрат на собівартість запасів
• Терміни оплати
• Внесення початкових залишків для початку роботи з базою

Курси Odoo

• Purchase

Відео Odoo

• Purchase Basics and Your First Request for Quotation

Документація Odoo

• Purchase